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A Secretaria de Extensão, Eventos e Projetos Especiais oferece suporte administrativo para os eventos institucionais, acadêmicos e científico e culturais da Faculdade de Educação.

Podem ser cadastrados eventos organizados pela Direção, pelas coordenações e comissões internas, pelos setores administrativos e acadêmicos, pelos grupos, departamentos e demais setores da Faculdade de Educação, bem como aqueles em que a FE atue como apoio institucional. Os eventos promovidos por outros órgãos e instituições poderão apenas ser divulgados nas listas de e-mail da FE.

SERVIÇOS OFERECIDOS PELA SECRETARIA DE EXTENSÃO, EVENTOS E PROJETOS ESPECIAIS PARA EVENTOS CADASTRADOS

  1. Cadastramento do evento;
  2. Registro do evento no anuário estatístico da FE;
  3. Reserva de espaços para evento;
  4. Indicação de fornecedores e serviços relacionados ao evento;
  5. Gerenciamento de inscrições (consulte regras);
  6. Divulgação no Portal da FE, redes sociais e newsletter;
  7. Comunicação com comissão organizadora e participantes;
  8. Apoio executivo para proporcionar todas as necessidades de realização;
  9. Realização de cerimonial de recepção/abertura e encerramento do evento, quando houver a presença de autoridades;
  10. Emissão de certificados, via Sistema de Certificados da FE.

Observação: nossa Secretaria não possui profissionais de Design, Publicidade ou áreas correlatas para criação de banner ou materiais promocionais, no entanto, oferecemos apoio para criação de banner para redes sociais, quando solicitado, destacando que é de inteira responsabilidade da comissão organizadora orientar as informações corretamente no formulário para não necessitar de correções posteriores.

COMO CADASTRAR

Atenção: o cadastro pelo formulário é obrigatório e deverá ser feito com, no mínimo, 10 dias úteis de antecedência em relação à data de início do evento. (Destacamos que dias úteis não incluem finais de semana, feriados ou dias com expediente suspenso)

Dependendo do porte e das características do evento, recomenda-se um prazo maior:
• Mais de 60 participantes e/ou com participação de autoridades: recomendação de cadastro com, no mínimo, 1 mês de antecedência.
• Mais de 100 participantes, com submissão de trabalhos e/ou inscrições pagas: recomendação de cadastro com, no mínimo, 2 meses de antecedência.
 

  1. Antes de começar o cadastro:
    • Título do evento e descrição: informações claras e objetivas sobre o evento.
    • Data, horário e local: certifique-se de que as informações estão corretas e que o local está disponível.
    • Montar a comissão organizadora e lista de convidados: Nomes e qualificações dos envolvidos.
    • Objetivo e público-alvo: essa informação é essencial para direcionar a divulgação do evento.
    • Vagas disponíveis: quantidade de participantes que o evento pode receber.
    • Necessidades específicas: equipamentos, materiais e acessibilidade.
    • Documentos obrigatórios: alvarás, licenças, etc.
    • Programação: preparar uma proposta detalhada.
       
  2. Cadastro no site:
    • Acessar o formulário (logado com o e-mail Unicamp).
    • Preencher todos os campos obrigatórios (marcados com asterisco).
    • Anexar materiais:
      • Programação detalhada.
      • Imagens para divulgação (cartaz, folder, etc.).
      • Dados da comissão organizadora.
      • Informações sobre o comitê científico (se aplicável).
      • Normas de submissão de trabalho (se aplicável).
         
  3. Após o envio:
    • Conferir o e-mail automático de confirmação.
    • Acompanhar o status do cadastro com a Secretaria de Eventos.
    • Enviar alterações, caso necessário, diretamente por e-mail.

O formulário de eventos só poderá ser acessado se você estiver logado(a) no site da FE (clique no botão “entrar” no canto superior direito da página e utilize seu login da Unicamp para acessar);

Caso o evento seja pago, selecionar o respectivo campo, para que as inscrições sejam criadas via Funcamp e conforme protocolo da área (consulte o Protocolo);

Caso o evento necessite de suporte para transmissão, videoconferência ou gravação, o formulário será automaticamente enviado em cópia à Coordenadoria de EaD;

A Secretaria de Eventos dará prosseguimento no cadastro dentro do prazo de 7 dias úteis, de acordo com a demanda do período.

Para baixar

Para consultar

RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO ORGANIZADORA:

  1. Planejar e coordenar todas as etapas do evento.
  2. Preencher o formulário de cadastro dentro do prazo estabelecido.
  3. Informar a Secretaria de Eventos sobre alterações na programação, cronograma, convidados ou comissão organizadora.
  4. Garantir a comunicação clara e eficiente entre todos os envolvidos.
  5. Atender às exigências legais e regulamentares.
  6. Controlar os recursos financeiros, se houver.
  7. Gerenciar credenciamento de participantes, em eventos presenciais.
  8. Gerenciar a logística do evento, incluindo infraestrutura e acessibilidade.
  9. Garantir a segurança de todos os participantes.
  10. Garantir uma recepção adequada no início do evento e um encerramento alinhado ao propósito da atividade.
  11. Enviar à Secretaria de Eventos planilha com dados para emissão de certificados de comissões, convidados e apresentação de trabalho, conforme orientação.

REGRAS PARA EXECUÇÃO DE EVENTOS DA FE

  1. Os eventos realizados nas dependências da Faculdade de Educação devem ocorrer nos horários de atendimento: de segunda a sexta-feira, das 09h00 às 12h00, das 14h00 às 17h30 e das 19h00 às 22h00;
  2. Preenchimento obrigatório do formulário de eventos (clique aqui) com, no mínimo, 10 dias úteis de antecedência – não serão considerados cadastros fora do prazo;
  3. Caso necessite de transmissão ou gravação do evento, a solicitação à Coordenadoria de EaD já está incluída dentro do mesmo formulário de cadastro da Secretaria de Eventos;
  4. Os eventos pagos deverão ter suas inscrições e pagamentos gerenciados pela Funcamp, através da plataforma Galoá, havendo desconto de taxa administrativa correspondente a 10% do valor arrecadado (consulte o Protocolo de Extensão);
  5. Todo o material promocional e de divulgação do evento deverá conter o logotipo da Faculdade de Educação, no respectivo campo de realização ou apoio, bem como demais logotipos de instituições ou entidades envolvidas;
  6. Todo material promocional e de divulgação deve respeitar as diretrizes da Lei de Direitos Autorais (9610/98), sendo obrigatório citar fonte e/ou autoria das imagens utilizadas;
  7. Considerando a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (13.709/2018), é recomendado que a gestão de dados de inscrição e certificação fique sob responsabilidade da Secretaria de Eventos;
  8. A abertura de inscrições ocorrerá somente nas seguintes situações:
    1. formato presencial, com limite de inscritos a depender do local,
    2. formato remoto via Google Meet, com até 200 inscrições,
    3. transmissão ao vivo com mais de 04 horas de carga horária, com até 500 inscrições,
    4. apresentação de trabalhos;
  9. A emissão de certificados pelo Sistema da FE poderá ocorrer nas seguintes situações:
    1. membros de comissão organizadora, comitê científico, equipes de apoio etc;
    2. colaboradores convidados(as) e mediadores(as);
    3. responsável pela apresentação de trabalho submetido;
    4. participante inscrito(a) que atestar frequência na respectiva lista de presença do, no caso de atividade única ou dupla;
    5. participante inscrito(a) que obtiver pelo menos 75% de presença nas respectivas listas de presença, no caso de programação com 3 (três) ou mais atividades;
  10. Para emissão de certificados, é obrigatório informar CPF, no caso de brasileiros, ou poderá ser informado o Nº de Passaporte, no caso de estrangeiros visitantes (nesse caso, é necessário informar a Secretaria de Eventos, para que crie formulário específico para participantes estrangeiros);
  11. É de responsabilidade de cada participante informar corretamente seus dados pessoais no momento da inscrição e da lista de frequência, não sendo permitido corrigir dados após a emissão dos certificados;
  12. Quando houver categoria de submissão de trabalhos, a comissão organizadora deverá anexar documento com orientações, contendo:
    1. prazo de submissão/
    2. regras de submissão/
    3. indicação da plataforma ou ferramenta que será utilizada para o processo de submissão;
    4. lista de membros de Comitê Científico;
  13. É de responsabilidade da instituição promotora do evento proporcionar acessibilidade aos participantes, através de intérpretes de Libras, audiodescrição e legendas, conforme artigos 67, 70 e 71 da Lei Brasileira de Inclusão – para saber mais, conheça os serviços da Central TILS e do LABACES. 
  14. Qualquer evento pode optar por gravar a sessão e disponibilizar posteriormente no canal de Youtube da FE, devendo incluir o logotipo da FE no início e no final do vídeo, preferencialmente;
  15. Após o preenchimento, qualquer alteração do evento deverá ser comunicada à Secretaria de Eventos, via e-mail.

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:

A Faculdade de Educação não se responsabiliza por eventos que não estejam de acordo com as normas explicitadas no Regimento de Extensão.

Contato 

Secretaria de Extensão, Eventos e Projetos Especiais

Faculdade de Educação – Unicamp
Av. Bertrand Russel, 801 – Prédio Professor Paulo Freire, 1° andar, Bloco “B”
Cidade Universitária “Zeferino Vaz”
Campinas – SP – Brasil
CEP 13083-865
Telefones: +55 (19) 3521-5602 | 3521-7963
E-mail: eventofe@unicamp.br