Após dois anos de trabalho contínuo, a equipe de Recursos Humanos (RH) da Faculdade de Educação da Unicamp (FE-Unicamp) concluiu, em dezembro de 2025, o projeto de seleção, organização e destinação do Arquivo Setorial da Unidade, iniciativa que envolveu triagem técnica, definição de fluxos de guarda e eliminação documental, e encaminhamento de materiais históricos para avaliação e preservação. O diagnóstico inicial da situação do arquivo foi realizado pela supervisora da Administração Predial, Cleonice Pereira Pardim de Oliveira, a partir da identificação das condições inadequadas de guarda e do acúmulo de documentos sem tratamento arquivístico. À frente da condução cotidiana do processo esteve a servidora Angélica Aparecida de Souza Pádua, que relata ter encontrado, no início, uma sala com “inúmeros armários abarrotados de processos e documentos”, reunindo materiais de diferentes setores — graduação, pós-graduação, direção e outras áreas — sem padronização e com grande volume de cópias e itens sem identificação clara.
Segundo Angélica, o desafio não era apenas “arrumar” um espaço físico, mas garantir que cada documento tivesse um destino adequado, respeitando normas institucionais e critérios arquivísticos: primeiro, identificar o que era cada conjunto documental; depois, definir se deveria ser eliminado, arquivado por prazo determinado ou preservado como documento histórico. Para isso, um passo decisivo foi a constituição de uma Comissão Setorial, com representantes das áreas envolvidas, como instância responsável por acompanhar decisões e registrar os encaminhamentos.
Entre os participantes do processo de seleção documental, destacam-se o estagiário Luiz Carlos Caetano Júnior (Direção) e a patrulheira Yasmin Vitoria Teixeira de Carvalho (RH), que, sob orientação de Angélica e da Coordenadora Técnica da Unidade, Tassiane Bragagnolo, realizaram a triagem inicial dos documentos em julho de 2024, contribuindo para a identificação preliminar dos conjuntos documentais e para a organização das etapas subsequentes do trabalho.
Com a comissão estruturada, o RH buscou apoio técnico do órgão responsável pelo armazenamento e orientação arquivística na Universidade e contou com a atuação presencial de duas profissionais especializadas do Sistema de Arquivos da Unicamp(SIARQ), Maria Aparecida Forti e Vera Lúcia Nascimento dos Santos, citadas como fundamentais para acelerar a classificação, a consulta à tabela de temporalidade e a organização do fluxo de eliminação e arquivamento. Um dos elementos centrais do projeto foi a criação de um dossiê no sistema institucional (SIGAD), no qual foram registrados os processos destinados à eliminação, com assinaturas da equipe e os trâmites necessários, incluindo a publicação em Diário Oficial antes do descarte, assegurando rastreabilidade e transparência sobre o que foi eliminado e por quê.
Ao longo de 2024 e 2025, o trabalho avançou em ciclos de classificação, validação e destinação. A partir de agosto de 2025, o projeto passou a contar também com a participação da Coordenadora Administrativa Layra Pereira de Oliveira e da Técnica em Administração Júlia Ribeiro Magalhães Dini (RH), reforçando a equipe responsável pelas etapas finais de organização, validação e encaminhamento dos documentos. Parte do acervo foi encaminhada para digitalização e guarda institucional, incluindo caixas de processos físicos que, pela natureza do conteúdo, precisam permanecer arquivadas. Em paralelo, materiais autorizados para eliminação passaram por descarte seguro, com trituração dos documentos após a publicação oficial, etapa que exigiu esforço operacional e apoio de diferentes setores. Angélica destaca que o projeto só se viabilizou como trabalho coletivo, com participação de servidoras e servidores de áreas parceiras e suporte logístico para retirada de armários e manuseio dos materiais.
A conclusão, ao final de 2025, significou não apenas a eliminação do passivo acumulado, mas a reorganização do que deve permanecer como memória institucional. Angélica relata que, no fechamento do ciclo, “não temos nenhum papel lá dentro mais” e que a meta do projeto — executada ao longo de dois anos, com 2025 como período de intensificação do trabalho — foi cumprida. Entre os itens identificados como relevantes para preservação, ela cita, por exemplo, um livro de registros das primeiras matrículas da Faculdade, com anotações manuscritas do início da década de 1970, além de fichas de matrícula com fotos, documentos históricos e materiais datilografados, que ajudam a reconstruir práticas administrativas e acadêmicas de outros períodos.
Para a Direção e o RH da FE, a entrega do projeto em dezembro de 2025 consolida um ganho institucional em diferentes frentes: melhora das condições de guarda e acesso, conformidade com normas de temporalidade e eliminação documental, destinação segura de documentos sensíveis, e fortalecimento da preservação da memória da Unidade. O trabalho de Angélica, ao articular rotina administrativa, coordenação de atores internos e diálogo técnico com instâncias arquivísticas da Universidade, foi determinante para que o Arquivo Setorial deixasse de ser um depósito indistinto e passasse a operar com critérios, registro e responsabilidade institucional.
Sobre o projeto: Iniciado em 2024 e concluído em dezembro de 2025, o projeto de organização do arquivo setorial da FE-Unicamp envolveu a formação de comissão setorial, parceria com o SIARQ, classificação de milhares de documentos desde a década de 1970, preservação de material histórico e descarte adequado de documentos com temporalidade vencida, tudo devidamente registrado e publicado conforme normas da Universidade.
