Eventos

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Atualizado em 29/08/2022 - 09:37

Cadastro de eventos

A Secretaria de Extensão, Eventos e Projetos Especiais oferece suporte administrativo para os eventos institucionais, acadêmicos e científicos da Faculdade de Educação,

Podem ser cadastrados os eventos cuja realização ocorra por grupos, departamentos e/ou setores da Faculdade de Educação, bem como eventos nos quais a FE atue enquanto Apoio Institucional.


SERVIÇOS OFERECIDOS PELA SECRETARIA DE EXTENSÃO, EVENTOS E PROJETOS ESPECIAIS

  1. Cadastramento do evento nas bases institucionais;
  2. Divulgação no Portal da FE, redes sociais e newsletter (somente eventos cadastrados);
  3. Indicação de fornecedores e serviços;
  4. Abertura e gerenciamento de inscrições (consulte regras);
  5. Comunicação com comissão organizadora e participantes (somente eventos cadastrados);
  6. Apoio executivo para proporcionar todas as necessidades de realização;
  7. Realização de cerimonial de recepção/abertura e encerramento do evento, quando houver a presença de autoridades, desde que solicitado previamente;
  8. Emissão de certificados para a comissão organizadora e lista de convidados, via Sistema de Certificados da FE (somente eventos cadastrados);
  9. Emissão de certificados para participantes e apresentação de trabalho, via Sistema de Certificados da FE (consulte regras).

Observação: nossa Secretaria não possui profissionais de Design, Publicidade ou áreas correlatas para criação de banner ou materiais promocionais, no entanto, oferecemos apoio para criação de banner para redes sociais, quando solicitado, destacando que é de inteira responsabilidade da comissão organizadora orientar as informações corretamente no formulário para não necessitar de correções posteriores.


COMO CADASTRAR

Atenção: o cadastro pelo formulário é obrigatório e deverá ser feito com, no mínimo, 10 dias úteis de antecedência em relação à data de início do evento.

  1. Consulte as regras para execução de eventos, listadas ao final desta página;
  2. Confira todos os itens do planejamento do evento antes de iniciar o preenchimento do cadastro
    1. título do evento,
    2. escolha de formato e tipo do evento,
    3. data(s) e horário(s),
    4. local ou plataforma de realização;
    5. carga horária definitiva,
    6. definição de comissão organizadora,
    7. lista de convidados (palestrantes, mediadores, etc),
    8. objetivo do evento,
    9. público-alvo e estimativa de público,
    10. proposta de programação;
  3. O formulário de eventos só poderá ser acessado se você estiver logado(a) no site da FE (clique no botão “entrar” no canto superior direito da página e utilize seu login da Unicamp para acessar);
  4. Caso o evento seja pago, selecionar o respectivo campo, para que as inscrições sejam criadas via Funcamp e conforme protocolo da área (consulte o Protocolo);
  5. Inclua nos anexos os arquivos com: programação, comissão organizadora, equipe de apoio, comitê científico, imagens para folder de redes sociais ou cartaz de divulgação;
  6. Confira todas as informações e clique em enviar;
  7. O login responsável pelo preenchimento receberá um e-mail automático de confirmação de envio do formulário;
  8. Caso o evento necessite de suporte para transmissão, videoconferência ou gravação, o formulário será automaticamente enviado em cópia à Diretoria de EaD;
  9. A Secretaria de Eventos dará prosseguimento no cadastro dentro do prazo de 7 dias úteis, de acordo com a demanda do período.

NÃO SABE POR ONDE COMEÇAR A ORGANIZAR O SEU EVENTO? 

A Secretaria de Extensão, Eventos e Projetos Especiais preparou um manual com todo o passo-a-passo para uma organização preparada, sem imprevistos e dentro dos padrões da Faculdade de Educação.

 

Acesse o manual:

 

Assista ao treinamento completo:

https://youtu.be/Gfq-iWMxHPI 

 


RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO ORGANIZADORA:

  1. Planejamento do evento;
  2. Preenchimento do formulário de cadastro dentro do prazo estabelecido;
  3. Conferência de dados informados no formulário;
  4. Informar a Secretaria de Eventos via e-mail, quando houver alteração de programação, cronograma, lista de convidados ou membros da comissão organizadora;
  5. Comunicação com convidados (palestrantes, mediadores, etc);
  6. Incluir endereços de inscritos na lista de convidados, quando o evento ocorrer por interação no Google Meet;
  7. Gerenciar lista de presença de participantes, nos eventos presenciais através de check-in;
  8. Providenciar uma recepção no início do evento e um encerramento, de forma adequada;
  9. Enviar à Secretaria de Eventos planilha com dados para emissão de certificados de comissões, convidados e apresentação de trabalho, conforme orientação;

REGRAS PARA EXECUÇÃO DE EVENTOS DA FE

(A Congregação da FE, em sua 364ª Reunião Ordinária, realizada em 22/06/2022, deliberou pela aprovação da retomada da realização de cursos de extensão e eventos no formato presencial a partir de agosto/2022, nos termos do Of. Codext nº 16/2022.)

  1. Para ser cadastrado, o evento necessariamente precisa ser promovido por um grupo, departamento ou setor da Faculdade de Educação, ou, quando promovido por outros órgãos e/ou instituições, deverá ter a Faculdade de Educação como apoio institucional;
  2. O evento poderá ocorrer nos seguintes formatos:
    1. presencial;
    2. presencial com convidado(a) em videoconferência;
    3. presencial com transmissão simultânea;
    4. online com interações pelo Google Meet;
    5. online com transmissão simultânea;
  3. O uso de máscaras é obrigatório em todos os eventos realizados em ambientes fechados da Universidade e da Faculdade de Educação da Unicamp;
  4. Os eventos realizados nas dependências da Faculdade de Educação devem ocorrer nos horários de atendimento: de segunda a sexta-feira, das 09h00 às 12h00, das 14h00 às 17h30 e das 19h00 às 22h00;
  5. Para ser cadastrado, o evento precisa já ter em seu planejamento: 
    1. título, 
    2. formato, categoria, abrangência e tipo, 
    3. data(s) e horário(s), 
    4. local e/ou plataforma de realização, 
    5. carga horária, 
    6. composição de comissão organizadora, 
    7. lista de convidados (palestrantes, mediadores etc), 
    8. objetivo do evento, 
    9. público-alvo e estimativa de público, 
    10. proposta de programação;
  6. Preenchimento obrigatório do formulário de eventos (clique aqui) com, no mínimo, 10 dias úteis de antecedência – não serão considerados cadastros fora do prazo;
  7. Caso necessite de transmissão ou gravação do evento, a solicitação à Diretoria de EaD já está incluída dentro do mesmo formulário de cadastro da Secretaria de Eventos;
  8. Os eventos pagos deverão ter suas inscrições e pagamentos gerenciados obrigatoriamente pela Funcamp, através da plataforma Galoá, havendo desconto de taxa de 10% do valor arrecadado (consulte o Protocolo de Extensão);
  9. Todo o material promocional e de divulgação do evento deverá conter obrigatoriamente o logotipo da Faculdade de Educação, no respectivo campo de Realização ou Apoio, bem como demais logotipos de instituições ou entidades envolvidas;
  10. Todo material promocional e de divulgação deve respeitar as diretrizes da Lei de Direitos Autorais (9610/98), sendo obrigatório citar fonte e/ou autoria das imagens utilizadas;
  11. Considerando a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (13.709/2018), é recomendado que a gestão de dados de inscrição e certificação fique sob responsabilidade da Secretaria de Eventos;
  12. A abertura de inscrições ocorrerá somente nas seguintes situações:
    1. formato presencial, com limite de inscritos a depender do local,
    2. formato remoto via Google Meet, com até 200 inscrições,
    3. transmissão ao vivo com mais de 04 horas de carga horária, com até 500 inscrições,
    4. apresentação de trabalhos;
  13. A emissão de certificados pelo Sistema da FE poderá ocorrer nas seguintes situações:
    1. membros de comissão organizadora, comitê científico, equipes de apoio etc,
    2. colaboradores convidados(as) e mediadores(as),
    3. responsável pela apresentação de trabalho submetido,
    4. participante inscrito(a) que atestar frequência na respectiva lista de presença do, no caso de atividade única ou dupla,
    5. participante inscrito(a) que obtiver pelo menos 75% de presença nas respectivas listas de presença, no caso de programação com 3 (três) ou mais atividades;
  14. Para emissão de certificados, é obrigatório informar CPF, no caso de brasileiros(as) e residentes, ou poderá ser informado o Nº de Passaporte, no caso de estrangeiros(as) visitantes;
  15. É de responsabilidade de cada participante informar corretamente seus dados pessoais no momento da inscrição e da lista de frequência, não sendo permitido corrigir dados após a emissão dos certificados;
  16. Quando houver categoria de submissão de trabalhos, a comissão organizadora deverá anexar documento com orientações, contendo:
    1. prazo de submissão,
    2. regras de submissão,
    3. endereço de e-mail para envio de trabalhos,
    4. lista de membros de Comitê Científico;
  17. É recomendado que a Comissão Organizadora adeque seu evento garantindo a acessibilidade de Pessoas com Deficiência (PcD), através de estratégias como audiodescrição, interpretação em Libras, arquitetura acessível, linguagem facilitada, entre outros – para saber mais conheça os serviços da Central TILS e do LAB;
  18. Qualquer evento pode optar por gravar a sessão e disponibilizar posteriormente no canal de Youtube da FE, devendo incluir o logotipo da FE no início e no final do vídeo, preferencialmente;
  19. Após o preenchimento, qualquer alteração do evento deverá ser comunicada à Secretaria de Eventos, via e-mail.

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:

A Faculdade de Educação não se responsabiliza por eventos que não estejam de acordo com as normas explicitadas no Regimento de Extensão.


Contato 

Secretaria de Extensão, Eventos e Projetos Especiais

Faculdade de Educação - Unicamp
Av. Bertrand Russel, 801 - Prédio Professor Paulo Freire, 1° andar, Bloco "B"
Cidade Universitária "Zeferino Vaz"
Campinas - SP - Brasil
CEP 13083-865
Telefones: +55 (19) 3521-5602 | 3521-5564
E-mail: eventofe@unicamp.br