Eventos

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Atualizado em 14/06/2021 - 16:33

Cadastro de eventos

A Secretaria de Extensão, Eventos e Projetos Especiais oferece suporte administrativo para os eventos institucionais da Faculdade de Educação, ou seja, eventos cuja realização ocorra por grupos, departamentos e/ou setores da Faculdade de Educação, bem como eventos nos quais ela atue no Apoio Institucional. 

 

SERVIÇOS OFERECIDOS PELA SECRETARIA DE EXTENSÃO, EVENTOS E PROJETOS ESPECIAIS

  1. Cadastramento do evento nas bases institucionais;
  2. Divulgação no Portal da FE, redes sociais e newsletter (somente eventos cadastrados);
  3. Indicação de fornecedores e serviços;
  4. Abertura de inscrições (consulte regras);
  5. Comunicação com comissão organizadora e participantes (somente eventos cadastrados);
  6. Apoio executivo para proporcionar todas as necessidades de realização;
  7. Realizar cerimonial de recepção/abertura e encerramento do evento, quando houver a presença de autoridades, desde que solicitado previamente;
  8. Emissão de certificados para a comissão organizadora e lista de convidados, via Sistema de Certificados da FE (somente eventos cadastrados);
  9. Emissão de certificados para participantes e apresentação de trabalho, via Sistema de Certificados da FE (consulte regras).

Observação: nossa Secretaria não possui profissionais de Design, Publicidade ou áreas correlatas para criação de banner ou materiais promocionais, no entanto, oferecemos apoio para criação de banner para redes sociais, quando solicitado, destacando que é de inteira responsabilidade da comissão organizadora orientar as informações corretamente no formulário para não necessitar de correções posteriores.

COMO CADASTRAR

Atenção: o cadastro pelo formulário é obrigatório e deverá ser feito com, no mínimo, 10 dias úteis de antecedência em relação à data de início do evento.

  1. Consulte as regras para execução de eventos, listadas logo abaixo;
  2. Confira todos os itens do planejamento do evento antes de iniciar o preenchimento do cadastro;
  3. Faça o login no portal da FE e preencha o formulário de eventos, com todas as informações referentes ao evento;
  4. Caso o evento seja pago, selecionar o respectivo campo, para que as inscrições sejam criadas via Funcamp e conforme protocolo da área (consulte o Protocolo);
  5. Inclua nos anexos os arquivos com: programação, comissão organizadora, equipe de apoio, comitê científico, imagens para folder de redes sociais ou cartaz de divulgação;
  6. Confira todas as informações e clique em enviar;
  7. A Comissão Organizadora receberá um e-mail, em até 3 dias úteis, confirmando o cadastro e as orientações.

 

Não sabe por onde começar a organizar o seu evento? 

A Secretaria de Extensão e Eventos preparou um manual com todo o passo-a-passo para uma organização preparada, sem imprevistos e dentro dos padrões da Faculdade de Educação.

Acesse o manual:

 

Assista ao treinamento completo:
https://www.youtube.com/watch?v=PfHK-I4bPEg

REGRAS PARA EXECUÇÃO DE EVENTOS DA FE
(regras foram atualizadas em janeiro de 2021, conforme aprovação da Congregação da FE)

  1. Para ser cadastrado, o evento necessariamente precisa ser promovido por um grupo, departamento ou setor da Faculdade de Educação, ou, quando promovido por outros órgãos e/ou instituições, deverá ter a Faculdade de Educação como apoio institucional;
  2. Quando necessitar de transmissão, consultar a agenda do Setor de EAD previamente;
  3. Para ser cadastrado, o evento precisa já ter em seu planejamento
    1. título do evento,
    2. escolha de formato e tipo do evento,
    3. data(s) e horário(s),
    4. local ou plataforma de realização;
    5. carga horária definitiva,
    6. definição de comissão organizadora,
    7. lista de convidados (palestrantes, mediadores, etc),
    8. objetivo do evento,
    9. público-alvo e estimativa de público,
    10. proposta de programação;
  4. Preenchimento obrigatório do formulário de eventos (clique aqui) com, no mínimo, 10 dias úteis de antecedência - não serão considerados cadastros fora do prazo;
  5. Os eventos pagos deverão ter suas inscrições e pagamentos gerenciados obrigatoriamente pela Funcamp, através da plataforma Galoá, havendo desconto de taxa de 10% do valor arrecadado (consulte o Protocolo);
  6. Todo o material promocional e de divulgação do evento deverá conter obrigatoriamente o logotipo da Faculdade de Educação, no respectivo campo de Realização ou Apoio;
  7. Todo material promocional e de divulgação deve respeitar as diretrizes da Lei de Direitos Autorais (9610/98), sendo obrigatório citar fonte e/ou autoria das imagens utilizadas;
  8. Somente eventos com carga horária acima de 04 horas ou sem transmissão simultânea terão direito a abertura de inscrição e emissão de certificados de participação:
    1. Eventos com interação pelo Google Meet terão o limite de até 200 vagas para participantes inscritos e certificados de participação (exclusivamente para inscritos que atestarem frequência);
    2. Eventos com transmissão simultânea no Youtube (ou outros canais) com carga horária menor do que 04 horas contarão apenas com participação de ouvintes, sem direito a certificado de participação;
    3. Eventos com carga horária acima de 04 horas poderão ter até 400 inscrições e emissão de certificado de participação (exclusivamente para inscritos que atestarem frequência na lista de presença);
    4. Eventos realizados no formato de ciclo, jornada ou semana poderão ter até 400 inscrições e emissão de certificado de participação (exclusivamente para inscritos que frequentarem pelo menos 75% das atividades); 
  9. Não será permitida a emissão de certificados de participação separados por atividades; 
  10. Para emissão de certificados, é obrigatório informar CPF ou nº de Passaporte, portanto a Secretaria não se responsabiliza por certificados de estrangeiros sem Passaporte;
  11. Não será permitido corrigir dados de participantes após a emissão dos certificados;
  12. Quando houver categoria de submissão de trabalhos, deverá constar no formulário de cadastro:
    1. prazo de submissão,
    2. regras de submissão,
    3. endereço de e-mail para envio de trabalhos,
    4. lista de membros de Comitê Científico;
  13. Qualquer evento pode optar por gravar a sessão e disponibilizar posteriormente no canal de Youtube da FE, devendo incluir o logotipo da FE no início e no final do vídeo, preferencialmente.

Consulte o tutorial de eventos online clicando aqui

Observações importantes:

  • A Faculdade de Educação não se responsabiliza por eventos que não estejam de acordo com as normas explicitadas no Regimento de Extensão.

 

RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO ORGANIZADORA:

  1. Planejamento do evento;
  2. Preenchimento do formulário de cadastro dentro do prazo estabelecido;
  3. Conferência de dados informados no formulário;
  4. Informar o Setor de Eventos via e-mail, quando houver alteração de programação, cronograma, lista de convidados ou membros da comissão organizadora;
  5. Comunicação com convidados (palestrantes, mediadores, etc);
  6. Incluir endereços de inscritos na lista de convidados, quando o evento ocorrer por interação no Google Meet;
  7. Gerenciar lista de presença de participantes, quando houver inscrição e emissão de certificados;
  8. Providenciar uma recepção no início do evento e um encerramento, de forma adequada;
  9. Enviar ao Setor de Eventos a lista de presença, contendo nome completo, CPF e e-mail de todos os participantes, desde que respeitada a frequência mínima de 75% no evento;

 

COMUNICADO SOBRE MUDANÇAS NA REGULAMENTAÇÃO DE EVENTOS DA FE

Considerando:

  • o crescente aumento na demanda por eventos em formato online, provocado pela suspensão das atividades presenciais na Universidade, em virtude da pandemia do novo Coronavírus;
  • o grande número de participantes que se inscrevem nesses eventos e solicitam certificados;
  • a limitação no número de funcionários do setor, aliada à crise orçamentária da Universidade que não permite prever contratações a curto prazo;
  • a necessidade de que os eventos sejam organizados adequadamente e que ocorram de acordo com os padrões de qualidade e segurança que caracterizam as atividades acadêmicas da Unicamp e da Faculdade de Educação;
  • a perspectiva de que a referida demanda, não apenas permaneça no próximo ano, mas até aumente, dada a recomendação da Universidade de que as atividades presenciais, sempre que possível, permaneçam suspensas e de que se priorize o formato on line;
  • considerando, enfim, a necessidade de assegurar as condições de pleno funcionamento da Secretaria de Extensão Eventos, incluindo, portanto, as demais atividades sob sua responsabilidade;

A 348ª Congregação da FE estabelece que, a partir de 1º. de janeiro de 2021, o atendimento ao suporte de eventos pela Secretaria de Extensão e Eventos, passará a ser feito pelos seguintes critérios:

  1. serão atendidas somente as solicitações que tiverem sido cadastradas via formulário de eventos, disponível em https://www.fe.unicamp.br/extensao/eventos/cadastro-de-eventos/planejam… e que obedeçam ao prazo mínimo de 10 dias úteis de antecedência. Solicitações enviadas fora desse prazo, portanto, não serão consideradas;
  2. os eventos realizados através do Google Meet terão o limite de até 200 inscrições, sendo esse também o número máximo de certificados emitidos aos participantes;
  3. os eventos com menos de 04 horas de carga horária e que forem transmitidos em tempo real, não contarão com abertura de inscrições, nem com emissão de certificados, sendo possível apenas a participação como ouvinte;
  4. os eventos transmitidos em tempo real e que tiverem carga horária a partir de 04 horas, poderão ter até 400 inscrições e emissão de certificado de participação exclusivamente para participantes que atestarem frequência na lista de presença;
  5. os eventos transmitidos em tempo real e que forem realizados no formato de ciclo, jornada ou semana poderão ter até 400 inscrições e emissão de certificado único de participação em todo o evento, exclusivamente para aqueles que atestarem frequência na lista de presença em pelo menos 75% das atividades. Fica, portanto, nesses casos, suspensa a emissão de certificados por atividade, passando-se a oferecer apenas o certificado do evento completo;
  6. todos eventos cadastrados pela Secretaria de Extensão e Eventos contarão com a divulgação no Portal e nas redes sociais da FE (exceto quando se tratar de eventos fechados ou por solicitação dos organizadores) e com a emissão de certificados para: convidados, mediadores, comissão organizadora, comitê científico e apresentadores de trabalho;
  7. é de inteira responsabilidade dos participantes inscritos informar corretamente e conferir seus dados, como nome completo, CPF/Passaporte e e-mail no ato de inscrição e na lista de presença, não cabendo à Secretaria corrigir informações digitadas incorretamente;
  8. a Secretaria de Extensão e Eventos não se responsabilizará por certificados não emitidos ou não recebidos pelos participantes por motivo de erro no preenchimento dos dados solicitados no ato da inscrição;
  9. participantes estrangeiros só poderão receber o certificado se informado o número de Passaporte e, na falta desse documento, caberá à organização do evento a responsabilidade pela emissão de uma declaração de participação; 

As medidas acima estipuladas poderão ser revistas a qualquer momento, em caso de necessidade ou de alteração na conjuntura atual.